POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ D’UNIVERSITÉS CANADA

Universités Canada se conforme aux principes de traitement équitable de l’information qu’elle recueille, utilise, divulgue ou conserve dans le cadre de ses activités. Les pratiques suivies par Universités Canada pour la gestion des renseignements personnels doivent par ailleurs être conformes aux principes en matière de traitement équitable de l’information prévus au Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation. Le cas échéant, Universités Canada se conformera aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux lois provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels.

La présente politique s’applique à toutes les activités commerciales d’Universités Canada, d’Affaires universitaires et de Partenaires en bourses d’études Canada. Voici une liste des sites Web publiés par Universités Canada :

La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux renseignements personnels concernant les employés, les anciens employés et les employés potentiels (les « employés ») d’Universités Canada.

Responsabilité

Universités Canada est responsable de tous les renseignements personnels dont elle a le contrôle, y compris les renseignements personnels divulgués à des tiers à des fins de traitement.

Universités Canada a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels qui doit s’assurer que l’organisation se conforme à la politique. D’autres personnes d’Universités Canada peuvent avoir la responsabilité des activités quotidiennes de collecte et de traitement des renseignements personnels et, avec une délégation de pouvoir, peuvent agir au nom de la personne responsable des renseignements personnels d’Universités Canada. L’identité des personnes désignées par Universités Canada pour veiller au respect de la politique sera communiquée à l’interne et sera disponible aux personnes de l’extérieur sur demande.

Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels

Universités Canada déterminera clairement les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, divulgués ou conservés avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Universités Canada recueillera, utilisera, divulguera et conservera les renseignements aux fins suivantes :

Si Universités Canada propose d’utiliser, de divulguer ou de conserver des renseignements personnels à des fins qui n’ont pas été préalablement établies, elle devra déterminer et justifier ces fins avant toute nouvelle utilisation. À moins que la loi ne le permette, le consentement de la personne concernée devra être obtenu avant que les renseignements puissent être utilisés, divulgués ou conservés à ces fins.

Consentement

Universités Canada obtiendra le consentement de toute personne concernée avant la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation de renseignements personnels à son sujet ou au moment de celle-ci, sauf si la loi l’autorise.

Lors du consentement, Universités Canada déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont utilisés, divulgués ou conservés, et ces fins seront énoncées de manière à être raisonnablement comprises par la personne concernée.

Toute personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Le retrait du consentement peut entraîner le retrait de la personne du programme ou du service. Toute personne peut renoncer à donner son consentement à l’utilisation, à la divulgation ou à la conservation de renseignements personnels qui la concernent à des fins de marketing ou refuser de le donner en communiquant avec Universités Canada au 613 563-1236 ou en écrivant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, Universités Canada, 350, rue Albert, bureau 1710, Ottawa (Ontario) K1R 1B1.

Limitation de la collecte de renseignements personnels

Universités Canada ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et le fera de manière honnête et licite.

Universités Canada recueille des renseignements personnels principalement auprès des personnes concernées. Universités Canada peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources, notamment les suivantes :

Universités Canada utilise une fonction du navigateur appelée témoin (cookie) pour recueillir de l’information de manière anonyme et suivre les habitudes des utilisateurs sur ses sites Web. Les témoins contiennent un numéro d’identification unique qui signale la présence de votre navigateur à notre système informatique chaque fois que vous consultez un de nos sites, mais sans vous identifier personnellement. Les témoins nous signalent quelles sont les pages visitées et par combien de personnes. Ils nous permettent aussi de sauvegarder vos réglages et vos préférences, afin que vous puissiez personnaliser vos prochaines visites. L’information recueillie par le biais de témoins n’est liée à aucun renseignement personnel identifiable. Vous pouvez reconfigurer votre navigateur pour ne plus recevoir les témoins, ou pour être avisé lorsque vous en recevez un. Sachez toutefois que si vous refusez de recevoir les témoins, vous pourriez ne pas avoir accès à certaines caractéristiques de nos sites Web.

Universités Canada utilise aussi des données analytiques pour mesurer le nombre de visites sur les différentes sections de ses sites et rendre ses sites plus utiles aux visiteurs. Ces données ne sont associées à aucun renseignement personnel et peuvent comprendre :

Les données collectées à des fins d’analyse statistique peuvent être traitées dans tout pays où Google exploite des serveurs. Elles peuvent donc être assujetties à la législation applicable de ce pays.

Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels

Universités Canada n’utilisera, ne divulguera ni ne conservera de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige ou ne l’autorise. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées.

Universités Canada pourrait divulguer des renseignements personnels aux personnes suivantes :

Universités Canada a une politique de conservation des dossiers qui précise la durée de conservation. Seul le personnel d’Universités Canada ou de ses prestataires de services a accès aux renseignements personnels pour l’exécution de ses fonctions ou la prestation de services.

Exactitude

Universités Canada mettra tout en œuvre pour assurer l’exactitude des renseignements personnels en sa possession. Universités Canada compte sur l’utilisateur pour lui fournir des renseignements personnels exacts de manière à réduire les risques que des renseignements personnels inexacts servent à prendre une décision à son sujet.

Universités Canada corrigera sur demande toute inexactitude contenue dans les renseignements personnels pendant la durée de leur conservation. Les inexactitudes qui lui sont signalées seront à leur tour signalées aux tierces parties à qui l’information a été divulguée afin qu’elles soient corrigées.

Mesures de sécurité

Universités Canada protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Universités Canada protégera les renseignements personnels contre la perte ou le vol de même que contre l’accès non autorisé, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification, sans égard au format sous lequel les renseignements sont conservés. Elle fera également en sorte que l’accès aux renseignements personnels soit réservé aux membres du personnel ayant besoin d’en prendre connaissance dans le cadre de leurs fonctions.

Universités Canada protégera les renseignements personnels transférés à des tiers qui fournissent des services à Universités Canada grâce à des mesures contractuelles ou à d’autres arrangements qui stipulent le caractère confidentiel des données, qui restreignent les fins auxquelles les renseignements peuvent être utilisés et qui en interdisent la divulgation à des tiers à la demande d’Universités Canada conformément à la Politique de confidentialité.

En cas de brèche de sécurité présumée, le personnel d’Universités Canada lancera immédiatement une enquête pour évaluer la gravité de la brèche et pour déterminer les renseignements pouvant avoir été compromis. Si une brèche de sécurité est confirmée, Universités Canada avisera tous les utilisateurs potentiellement touchés, les commanditaires des programmes concernés et le commissaire à la protection de la vie privée du Canada dans les 72 heures suivant la découverte de la brèche. Universités Canada passera ensuite la situation en revue et veillera à ce que les mesures appropriées soient prises pour prévenir d’autres brèches.

Transparence

Universités Canada rendra facilement accessible toute information au sujet de ses politiques et procédures concernant la gestion des renseignements personnels. Toute personne pourra obtenir des renseignements sur nos politiques et nos procédures moyennant un coût minime ou gratuitement et sans effort déraisonnable. L’information sera fournie dans un format généralement compréhensible.

Accès aux renseignements personnels

Universités Canada informera toute personne qui en fait la demande par écrit, sous réserve des exemptions prévues dans la loi, de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait, du fait qu’ils ont été divulgués à des tiers et du fait qu’ils ont été conservés, et lui permettra de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées. S’il y a lieu, l’information modifiée sera divulguée à des tiers ayant accès à l’information en question.

Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

En cas de non-respect des principes énoncés ci-dessus, toute personne sera en mesure de porter plainte à la personne responsable de la protection des renseignements personnels d’Universités Canada. Universités Canada fera enquête sur toutes les plaintes dans les 30 jours suivant la réception de la plainte. Si une plainte est jugée fondée, Universités Canada prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses procédures s’il y a lieu.

Toute personne peut obtenir un complément d’information sur les pratiques d’Universités Canada en matière de protection des renseignements personnels ou porter plainte à ce sujet en communiquant avec la personne suivante :

Personne responsable de la protection des renseignements personnels
Universités Canada
350, rue Albert, bureau 1710
Ottawa (Ontario)  K1R 1B1
Téléphone : 613 563-1236
Courriel : confidentialite@univcan.ca

Toute personne qui estime qu’Universités Canada n’a pas donné de suite de manière satisfaisante à sa plainte ou à sa demande de renseignements peut aussi s’adresser au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)  K1A 1H3
Téléphone : 819 994-5444
Numéro sans frais : 1 800 282-1376
Site Web : https://www.priv.gc.ca/fr/