POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ D`UNIVERSITÉS CANADA
Universités Canada s’engage à protéger les renseignements personnels et se conforme aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ainsi que des lois provinciales et internationales applicables en la matière. La présente politique s’applique à toutes les activités commerciales d’Universités Canada, y compris d’Affaires universitaires et de Partenaires en bourses d’études Canada.
Responsabilité
Universités Canada est responsable de tous les renseignements personnels dont elle a le contrôle, y compris les renseignements personnels divulgués à des parties tierces à des fins de traitement. Des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sont menées avant que soit entamée toute activité susceptible d’exiger des renseignements personnels.
Universités Canada a désigné une personne responsable du programme de protection des renseignements personnels de l’association, de la conduite d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et du respect de la présente politique.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Heather Cayouette, CIPP/C, CIPT
Nous joindre
D’autres personnes à Universités Canada peuvent être responsables des activités quotidiennes de collecte et de traitement des renseignements personnels et pourraient, lorsque nécessaire, agir au nom de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
Universités Canada déterminera clairement les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, divulgués ou conservés avant la collecte ou au moment de celle-ci. Des renseignements personnels peuvent être recueillis par Universités Canada afin de permettre :
- le bon fonctionnement et des communications efficaces avec les parties prenantes et le public;
- la compilation de données agrégées et de statistiques relatives à l’enseignement supérieur dans le but d’orienter l’élaboration de politiques et les activités de promotion d’intérêts;
- l’inscription d’individus à des listes d’envoi, dont celles de bulletins et du magazine Affaires universitaires;
- l’inscription à des activités organisées par Universités Canada;
- le traitement et l’évaluation de demandes de bourses d’études, le choix des titulaires et le versement des bourses d’études;
- la production d’évaluations et de rapports relatifs à l’efficacité des publications et des programmes administrés par Universités Canada;
- la prestation et l’administration de services de la paie et des avantages sociaux à d’autres organisations du milieu de l’enseignement supérieur;
- la commercialisation de publications d’intérêt pour le secteur de l’enseignement supérieur;
- la détermination de l’offre de services et de produits d’information répondant aux besoins ou aux préférences des parties prenantes;
S’il y a lieu, d’autres fins précises de collecte de renseignements personnels seront communiquées aux personnes concernées au moment de celle-ci.
Consentement
Universités Canada obtiendra le consentement de toute personne concernée avant la collecte de renseignements personnels, ou au moment de celle-ci, à moins d’une exception prévue par la loi. Dans le cadre du processus de consentement, Universités Canada déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, divulgués ou conservés.
Si Universités Canada propose d’utiliser, de divulguer ou de conserver des renseignements personnels à des fins qui n’ont pas été communiquées au moment de la collecte, les personnes concernées en seront avisées, et leur consentement sera obtenu et documenté avant la nouvelle utilisation.
Toute personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, en communiquant avec Universités Canada. Le retrait du consentement peut entraîner le retrait de la personne du programme ou du service.
Limitation de la collecte de renseignements personnels
Universités Canada ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et le fera principalement directement auprès des personnes concernées. Universités Canada peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources, notamment les suivantes :
- éditrices et éditeurs, commissionnaires en publipostage ou autres associations;
- commanditaires et clientèle des programmes de bourses d’études et des autres programmes administrés par l’association;
- représentantes et représentants autorisés des organisations qui utilisent les services de la paie et des avantages sociaux de l’association;
Avant de recueillir des renseignements personnels auprès d’une tierce partie, Universités Canada exige que celle-ci obtienne le consentement écrit et éclairé de la personne concernée relativement à la diffusion de ses renseignements personnels à Universités Canada.
Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels
Universités Canada n’utilisera, ne divulguera ni ne conservera de renseignements personnels à des fins autres que celles communiquées lors de la collecte, à moins que la loi ne l’exige ou ne l’autorise. Seul le personnel d’Universités Canada peut accéder aux renseignements personnels, et l’accès est limité aux renseignements nécessaires à la conduite des activités ou la prestation des services de l’association.
Selon le contexte, Universités Canada pourrait divulguer des renseignements personnels aux entités suivantes :
- une tierce partie offrant des/une ou un prestataire de services;
- une personne agissant en tant qu’agente ou agent pour un individu qui présente une demande de bourses d’études ou qui en a obtenu une;
- une ou un membre d’un comité de sélection d’un programme de bourses d’études ou d’un autre programme;
- la ou le commanditaire d’un programme de bourses d’études ou de mobilité administré par l’association;
- une organisation qui utilise les services de la paie et des avantages sociaux de l’association.
Avant de divulguer des renseignements personnels, Universités Canada exige la signature d’une entente écrite décrivant les responsabilités des deux parties dans le cadre des activités réalisées et, s’il y a lieu, les normes de sécurité utilisées pour protéger les renseignements divulgués.
Les documents détenus par Universités Canada, en particulier ceux qui contiennent des renseignements personnels, ne sont conservés que pour la période nécessaire au respect des obligations commerciales et légales. Lorsque ces obligations sont remplies, les renseignements personnels sont supprimés, détruits ou anonymisés.
Exactitude
Universités Canada mettra tout en œuvre pour assurer l’exactitude des renseignements personnels en sa possession, mais compte sur les personnes concernées pour fournir des renseignements exacts. Universités Canada corrigera sur demande toute inexactitude pendant la durée de la conservation des renseignements personnels. Les inexactitudes qui lui sont signalées seront à leur tour signalées aux tierces parties à qui l’information a été divulguée afin qu’elles soient corrigées.
Mesures de sécurité
Universités Canada protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Tous les renseignements personnels doivent être conservés sur des serveurs canadiens, lorsque possible. Les serveurs canadiens peuvent être situés à l’extérieur du Québec.
Universités Canada protégera les renseignements personnels contre la perte ou le vol de même que contre l’accès, la divulgation, l’utilisation ou la modification non autorisés, et en restreindra l’accès uniquement aux membres du personnel interne qui doivent y accéder dans le cadre de leurs fonctions.
Les renseignements personnels transmis à de tierces parties offrant des services à Universités Canada sont protégés en vertu de contrats, lesquels sont examinés par la personne responsable de la protection des renseignements personnels avant leur signature dans le but de s’assurer que les prestataires de services respectent les pratiques en matière de confidentialité et de sécurité de l’information observées par le milieu.
En cas de brèche de sécurité présumée, le personnel d’Universités Canada lancera immédiatement une enquête pour évaluer la gravité de la brèche et des risques de préjudice grave pour les personnes potentiellement touchées. Si une brèche de sécurité est confirmée, Universités Canada s’assurera de réagir rapidement et d’aviser de manière appropriée les personnes potentiellement touchées ainsi que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada dans les meilleurs délais. Lorsque les lois applicables, comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD), ou les contrats prévoient des exigences additionnelles (p. ex. l’émission d’un avis à l’intérieur d’une période de 72 heures), Universités Canada se conformera à ces exigences. Tout incident sera consigné et évalué, et des mesures appropriées seront prises afin de prévenir d’éventuelles brèches.
Transparence
Universités Canada rendra facilement accessible toute information au sujet de ses politiques et procédures concernant la gestion des renseignements personnels. Toute personne pourra obtenir cette information moyennant un coût minime ou gratuitement, et sans effort déraisonnable.
Accès aux renseignements personnels
Universités Canada informera toute personne qui en fait la demande par écrit, sous réserve des exemptions prévues dans la loi, de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait, du fait qu’ils ont été divulgués à des parties tierces et du fait qu’ils ont été conservés, et lui permettra de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.
Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
En cas de non-respect des principes énoncés ci-dessus, toute personne sera en mesure de porter plainte à la personne responsable de la protection des renseignements personnels d’Universités Canada. Universités Canada mènera une enquête sur toutes les plaintes dans les 30 jours suivant la réception de la plainte. Si une plainte est jugée fondée, Universités Canada prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses procédures s’il y a lieu.
Toute personne peut obtenir un complément d’information sur les pratiques d’Universités Canada en matière de protection des renseignements personnels ou porter plainte à ce sujet en communiquant avec la personne suivante : Heather Cayouette, CIPP/C, CIPT, responsable de la protection des renseignements personnels, Universités Canada.
Toute personne qui estime qu’Universités Canada n’a pas donné de suite de manière satisfaisante à sa plainte ou à sa demande de renseignements peut aussi s’adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.